Dans un contexte de volume exponentiel de données, les outils digitaux se multiplient pour répondre aux enjeux de stockage, d’accès, de fiabilité, d’exploitation et de partage. Comment vous équiper de manière adaptée ? ERP, CRM, outil de gestion de projet, plateforme collaborative, etc..: on fait le point.

L’ERP pour piloter la chaîne de valeur de l’entreprise

L’ERP, pour « Entreprise Ressource Planning », est littéralement un logiciel de planification des ressources de l’entreprise. Les informations sont stockées dans une base de données unique, et exploitées via des fonctionnalités ad hoc. Cette solution de gestion offre une vision globale et structurée de vos données, pour piloter l’ensemble des activités de votre entreprise de manière organisée et gagner ainsi en productivité.

Les avantages de l’ERP : les données de gestion (devis, factures, commandes, stocks, etc…) sont centralisées dans un outil unique, c’est une solution qui assure la chaîne de valeur liée à la réalisation des commandes, les process de gestion sont automatisés pour gagner en temps et en simplicité.

La limite de l’ERP : l’outil ERP, aussi puissant soit-il, est souvent lourd, difficile à manier et peu évolutif. Ces contraintes freinent l’entreprise au moment d’adapter son système d’information à ses besoins qui évoluent. D’autant plus quand l’environnement économique impose d’aller vite…

Le CRM pour gérer la relation client

Le CRM, pour « Customer Relationship Management », désigne le logiciel de gestion de la relation client. Les données clients sont exclusivement concernées dans leur définition la plus large : l’outil centralise tous les contacts – clients, prospects et fournisseurs – et enregistre pour chaque contact l’ensemble des informations commerciales.

La finalité du CRM : l’outil CRM se dote d’un tableau de bord précis des actions mises en œuvre ou à mettre en œuvre d’un point de vue commercial, et propose, parfois, des fonctionnalités de marketing automation. Le partage de l’information entre commerciaux et équipes marketing améliore la connaissance client, pour faciliter l’orientation de la stratégie de l’entreprise en vue d’augmenter ses ventes, d’optimiser la qualité de la relation client et sa fidélisation.

La limite du CRM : au-delà du coût, qui peut devenir prohibitif aux vues des fonctionnalités demandées, il est difficile pour les utilisateurs d’être autonomes sur l’outil. Une quantité d’informations importante, une interface complexe et peu adaptée aux besoins des métiers opérationnels, finissent par décourager les utilisateurs qui préfèrent extraire et traiter leurs données manuellement dans des fichiers extérieurs – de type tableurs – multipliant ainsi les données informelles et le temps passé à les traiter.

Les tableurs, parce qu’à priori, c’est bien pratique

On pourrait se demander si ces fameux tableurs que tout le monde utilise, copie, partage, modifie ne sont finalement pas suffisants ? La réponse est évidente. Non, ils ne le sont pas. En effet, disséminés dans l’entreprise, intégrant des macros complexes, ces fichiers doivent être régulièrement vérifiés et compilés pour permettre la vision d’ensemble fiable dont les directions ont besoin pour coordonner et piloter leurs actions. Qu’en est-il quand la personne qui a créé ces fameuses macros quitte l’entreprise ? Qu’en est-il quand on ouvre deux fichiers et que des données devant être logiquement identiques, se trouvent être différentes ? Si les tableurs peuvent sembler être la solution de facilité, cela devient vite un piège dont il est compliqué de sortir.

L’outil de gestion de projet type Teams pour le travail à distance

Avec le télétravail accéléré en période de confinement, les plateformes de gestion de projets à distance se sont largement développées. L’outil Teams, à l’instar de Zoom ou Slack, base sa solution sur la visioconférence et la messagerie instantanée, pour faciliter le travail d’équipe. Nativement intégré à la suite bureautique de Microsoft, Teams permet de collaborer en temps réel sur des documents – modifiés instantanément et sécurisés dans le cloud.

L’usage d’un outil de gestion de projet est certes intéressant à l’heure du télétravail. Cette solution n’adresse, néanmoins, pas les enjeux de la gestion des données d’entreprise. En effet, si d’une certaine manière, on centralise l’information, elle n’en est pas moins partielle et toujours pas reliée à l’outil de gestion. Les documents tableurs, docs, pdf, etc… y sont démultipliés, les informations sur les projets et les clients également.

La plateforme collaborative pour relier les données entre elles

Une plateforme collaborative est un espace virtuel qui centralise les données et les outils, et les met à disposition des différents acteurs de l’entreprise via un système d’accès paramétrables.

Les collaborateurs partagent leurs fichiers de travail dans un environnement collaboratif fluide. Suivi de plannings, mise à jour de données de projets, assignation des tâches… la communication à l’échelle de l’entreprise est facilitée.
La plateforme collaborative permet également de réduire le volume de fichiers de type tableurs, pour une gestion de l’information plus dynamique en temps réel. Les données sont ainsi fiabilisées puisque n’étant plus éparpillées dans différents outils.
Cette solution globale de gestion des données permet de réconcilier les données informelles (mails, documents, photos, etc…) avec les données de gestion, c’est le maillon manquant de la vie de la donnée dans l’entreprise.

Pourquoi s’équiper d’une plateforme collaborative ?

En 2021, l’entreprise a tout intérêt à se doter d’une plateforme collaborative. Cette solution pallie les limites de l’ERP en place, votre système d’information gagne en agilité.

La notion de “quotidien” revient assez souvent. Et quand on parle de gestion du quotidien, on ne pense pas ERP. Ce n’est pas un outil adapté aux interactions quotidiennes. Pour remédier à cela, l’entreprise est tentée d’ajouter les logiciels “pure player”, c’est à dire des outils répondant à des besoins spécifiques et qui évoluent régulièrement. Chaque logiciel étant destiné à un besoin très précis, leur nombre se multiplie sans que les outils ne communiquent entre eux. Ressaisie d’informations, données manquantes ou erronées : le défaut de fiabilité représente un risque majeur au moment d’exploiter les données qui gravitent dans l’entreprise. Les services informatiques en outre se perdent dans une multitude d’outils, dont la maintenance est complexifiée. Et côté utilisateur, le flou s’installe également.
Plutôt que d’aller contre la nature de l’ERP, qui répond bien aux enjeux du régalien, de la maîtrise de la chaîne de valeur, il est intéressant d’améliorer le quotidien avec une plateforme collaborative. Grâce à un outil unique, vous exploitez efficacement des bases de données fiabilisées, vous facilitez l’usage et le partage de l’information à tous les collaborateurs. Les fonctionnalités d’automatisation de vos processus vous permettent de gagner du temps, les reportings et tableaux de bord personnalisés vous offrent une vision claire de l’information, en temps réel. L’évolutivité est au cœur de la plateforme collaborative. Les marchés évoluent, vos processus également. Vous pilotez votre activité plus facilement, votre entreprise gagne en performance.