S’il y a un domaine où les outils numériques ont fait bouger les habitudes de travail, c’est celui de la gestion de projet. En effet, il existe aujourd’hui une offre pléthorique sur le marché. Si tous répondent à des niveaux d’exigence différents, il n’y a que la plateforme collaborative qui s’adapte de manière globale aux nombreux objectifs d’efficacité… tout en allant au-delà de la gestion de projet.

Avant de parler de l’outil, commençons par nous poser la question quant à la gestion d’un projet. Celui-ci comprend à la fois l’application de nombreuses méthodes de gestion, la réunion de profils différents et surtout un volume plus ou moins important de documents et d’informations échangés. Il s’agit donc de faire travailler ensemble plusieurs intervenants, à l’interne ou à l’externe (des clients par exemple), d’organiser et de planifier le projet en structurant ses étapes et de maintenir l’équilibre entre objectifs, délais, budgets et qualité d’exécution. Et cela, tout en assurant la fluidité de l’information et un échange régulier de données au sein de l’équipe et avec les intervenants extérieurs.

Éviter les problématiques majeures

En effet, la mauvaise communication est une des grandes raisons pour laquelle un projet n’atteint pas le résultat souhaité. Entre documents manquants, canaux défaillants ou gestion des personnalités, cette problématique peut avoir des conséquences fâcheuses (manque de vision globale, travail bâclé, démotivation, stress récurrent, etc.). De plus, le risque de passer à côté de certaines informations majeures est l’autre problématique dans la gestion d’un projet. Son efficacité s’en trouve alors altérée et la confiance sérieusement mise en cause.
Mais les risques d’échouer peuvent aussi être de nature plus « technique » comme la mauvaise planification (ou son absence) qui a pour conséquence le non-respect des délais, voire des actions qui n’aboutissent pas ou ne sont pas suivies. Il y a aussi le manque de contrôle régulier ou la non intégration de l’imprévisibilité, facteur inhérent à chaque projet, qui engendre inévitablement des erreurs dans la gestion des risques. Sans oublier un manque d’animation ou la non prise en compte des délais. L’absence de vision d’ensemble vous rendra plus fragile, inefficace à chaque modification ou ajustement.

La plateforme : l’outil pour faire travailler ensemble tous les acteurs

Pour éviter ces problématiques, il y a la rigueur mais surtout l’adoption d’un outil adapté comme la plateforme collaborative. Elle permet de centraliser toutes les fonctionnalités et les échanges en un seul endroit. Cela facilite leur accès et leur appropriation par tous les collaborateurs et permet surtout de travailler très facilement avec des acteurs extérieurs comme les clients. Ses bénéfices techniques par rapport aux outils de gestion de projet plus traditionnels sont nombreux : approche standardisée, allocation optimale des ressources, définition des indicateurs les plus pertinents, optimisation de la gestion des tâches (attribution des rôles, création de to-do lists, etc.) ou meilleure gestion des risques. Elle rapproche aussi très facilement chaque projet de la donnée client (souvent stockée dans un autre outil) qui lui est nécessaire.
Une plateforme collaborative comme S.Digital est donc, par définition, l’outil adéquat pour rendre le travail fluide et efficace. Elle assure une visibilité parfaite sur l’ensemble du projet (tout est centralisé au même endroit) et permet d’assurer le partage des informations et des documents, de visualiser l’état d’avancement du projet, d’assigner des tâches à des collaborateurs, de les suivre, d’être notifié de l’avancée du projet, d’être alerté en cas de problème et surtout de réagir.
Elle contribue à autonomiser toutes les parties prenantes du projet, en cassant les silos et en dynamisant les échanges, que tout le monde soit sur le même site ou multi-sites (voire en télétravail). Elle fait gagner du temps et insuffle l’énergie nécessaire à la création de valeur, améliore de manière significative la communication autour du projet et favorise le développement des idées et des innovations.

Enfin, la plateforme S.Digital n’est pas un outil figé et consacré uniquement à la gestion de projet. Elle s’adapte aux besoins évolutifs de chaque entreprise avec des briques de type CRM, intranet, extranet. Aussi, avec une volonté de casser les silos et faire circuler la donnée, vous pourrez sans difficulté, rapprocher vos projets de votre CRM, ou en partager l’avancée dans l’intranet S.Digital. Elle offre une opportunité unique pour une gestion optimisée de la donnée et en fait un véritable levier de performance pour l’entreprise.