Lorsque la gestion administrative et financière de l’entreprise est jugée complexe ou défaillante, il est courant de tenir l’ERP pour responsable. Et vous êtes naturellement tenté d’en changer pour améliorer vos processus et gagner en performance. Mais avant d’investir dans un nouvel outil, posez-vous les bonnes questions : est-ce l’ERP en place qui pose problème ou l’usage qu’en font vos collaborateurs ? Autrement dit, changer d’ERP suffira-t-il à mieux piloter votre activité ?
Bien souvent, la plateforme collaborative est LA solution : elle centralise et simplifie l’accès aux données. Certaines d’entre elles relient même les données de gestion clés (clients, fournisseurs, commandes, devis, factures…) aux données informelles (mails, documents…), vous permettant ainsi de gérer vos données et de suivre vos projets sur une seule interface.

Comment l’ERP adresse-t-il vos problématiques métier ?

L’ERP, littéralement logiciel de planification des ressources de l’entreprise, centralise certaines données de gestion prédéfinies, saisies préalablement par vos collaborateurs. Ce sont ces données que vous exploitez pour orienter vos décisions, c’est sur cette base que vous contrôlez la bonne exécution de la stratégie globale de l’entreprise.

Quelles sont les limites de votre ERP ?

Aussi performant soit-il, un ERP peut présenter des écueils.

• Vous n’accédez pas aux données dites « informelles » : de nombreuses données gravitent dans l’entreprise, et pour beaucoup saisies sur des supports épars. Mails, tableurs Excel, documents PDF et autres logiciels métier, l’ERP ne fait pas nécessairement remonter toutes ces informations. Votre vision n’est alors que partielle, vous perdez du temps à naviguer sur les différents systèmes pour recueillir et consolider les données utiles.
• Vous ne disposez pas systématiquement d’un historique des données : n’étant pas à l’origine des extractions reçues via l’ERP, difficile d’identifier et tracer les saisies. Vous n’êtes pas assuré de la fiabilité des données.
• L’ERP est souvent difficile à manier, il atteint ses limites pour des personnes n’utilisant pas quotidiennement l’outil et qui en ont besoin. Ces personnes perdent du temps à demander à d’autres personnes, plus expertes, des extractions.
• L’ERP n’évolue pas aussi vite que les besoins des utilisateurs ou des clients, vous risquez d’être freiné dans votre usage.

Mettez en place la solution réellement adaptée

En tant que Directeur administratif et financier, votre rôle n’est plus seulement de compiler vos données mais aussi de vous assurer que les fonctions supports vous fourniront les éléments dont vous avez besoin en temps et en heure.

Dans cette perspective, changer d’ERP est un réflexe légitime. Pourtant, ce n’est pas nécessairement la bonne solution pour améliorer vos process. Vous pourriez en effet retrouver les mêmes travers, vous auriez perdu du temps et de l’argent pour des résultats décevants. Prenez de la hauteur !

Commencez par faire un état des lieux de vos besoins et process actuels :

• Faites un audit des outils existants. CRM, intranet, ERP… à chaque service ses outils, or l’information qui y est traitée peut vous être utile. Demandez-vous comment le partage d’information de ces outils et la complétude des données peuvent être améliorés, pour faciliter les missions de vos collaborateurs, et donc les vôtres.
• Qui sont vos interlocuteurs dans l’entreprise, et quel est le rôle de chacun ? Pour chaque collaborateur qui saisit et met à jour des données qui vous sont utiles, identifiez comment, sur quel support et à quelle fréquence ces informations sont saisies et traitées.

À partir de cet état des lieux, vous pouvez fixer des objectifs clairs :

• Faciliter la saisie des données par vos interlocuteurs : un outil adapté doit permettre à chacun de transmettre facilement les données qui vous sont utiles. De cette manière, vous favorisez la collecte exhaustive des données.
• Automatiser vos processus et mesurer régulièrement leur performance : cela est indispensable pour vous rassurer sur la fiabilité des données, éviter les erreurs ou la perte de temps due aux vérifications et repositionner vos collaborateurs sur des actions à valeur ajoutée.
• Simplifier l’accès aux données : l’accès aux données qui vous sont essentielles doit être facilité, vous gagnerez du temps.

Consignez votre état des lieux et vos objectifs dans un cahier des charges. Sur cette base, vous évaluez vos besoins réels. Et vous vous apercevez que le problème, ce n’est pas nécessairement votre ERP…

Envisagez une plateforme collaborative orientée métier

Plutôt que de changer votre ERP qui reste l’outil adapté à la performance de votre chaîne de valeur, vous vous rendez compte que vous avez besoin d’améliorer votre gestion quotidienne : l’accès régulier à vos données, l’implication des équipes dans leur complétion, etc… La solution ? Optimiser votre quotidien avec une plateforme collaborative qui sera adaptée à vos besoins et à vos spécificités métiers. Elle sera aussi et surtout adaptée à l’usage quotidien de vos collaborateurs, et vous permettra ainsi de traiter plus efficacement vos Data.

Les atouts de la plateforme collaborative :

• des données centralisées : toutes les données dont vous avez besoin – données de gestion et données informelles – remontent automatiquement dans un outil unique : vous disposez instantanément d’une vision exhaustive. Vos collaborateurs saisissent plus facilement les données, l’outil s’étant adapté à leurs contraintes métier, et pas l’inverse, vous n’êtes plus dépendant de l’utilisation qui est faite de l’ERP.
• des données fiables : les données centralisées sur la plateforme sont à jour, ce qui est primordial pour prendre les bonnes décisions. De plus, la fiabilité des données est renforcée par le fait que c’est l’outil qui est adapté aux usages, et non l’inverse. L’automatisation de nombreuses actions contribue également à fiabiliser les données.
• une plateforme évolutive : la plateforme collaborative s’adapte à vos besoins (ajout de fonctionnalités, automatisation de processus métiers…) et vous propose des composants toujours à jour. En plus, elle a été pensée avec une orientation LEAN : mettez en place des processus, mesurez leur efficacité régulièrement, réajustez-les au besoin.